QUẢN LÝ THỜI GIAN TỪ PHÂN LOẠI CÔNG VIỆC

   Nhà quản trị (NQT) có nhiều dự án, mỗi dự án có các sứ mệnh riêng, mỗi sứ mệnh có nhiều viến kiến (tầm nhìn – theo những khoảng thời gian dài ngắn khác nhau). Trong cùng thời gian luôn có nhiều kế hoạch ở các kế hoạch khác nhau ở các tầm nhìn của các dự án (là những kế hoạch đã biết, đã lập, đã công bố, đã phân công giao việc nhưng vẫn cần sự theo dõi, kiểm tra) chưa kể những sự cố phát sinh trong ngày (từ các kế hoạch đó, từ xã hội, từ gia đình, từ thân nhân, từ bằng hữu, từ bản thân).

   Chúa Giê Su phán: “Cha ta làm việc cho đến bây giờ, ta đây cũng làm việc như vậy” (Giăng 5:17). NQT vừa làm việc cho người khác, làm thông qua người khác và cũng làm việc cho mình (thân thể, tâm hồn, linh hồn) của chính mình – vấn đề là việc nào làm trước việc nào làm sau. Hơn nữa, có những việc làm bằng gửi email, điện thoại, giao việc,…nhưng cũng có những (nhiều) việc phải chính NQT trực tiếp làm. Dù là sinh viên hay chủ gia đình, là chủ doanh nghiệp hay chính khách, là nhà quản lý giáo dục hay NQT tôn giáo đều phải quản trị thời gian, do đó, cần có kỹ năng “phân loại việc”. Có nhiều cách phân loại việc, sau đây là một số cách thường gặp.

***

1. PHÂN LOẠI VIỆC KIỂU 4 CẶP:
   • Cặp A: những việc khẩn cấp và quan trọng,
   • Cặp B: những việc quan trọng, nhưng không khẩn cấp,
   • Cặp C: những việc không quan trọng, nhưng khẩn cấp,
   • Cặp D: những việc không quan trọng và không khẩn cấp.

Coi khẩn cấp hay quan trọng ở đây do nhận định của NQT, gồm việc phải làm ngay và những việc tiếp theo. Tất nhiên có nhiều người đã nhận ra kinh nghiệm này, một người nổi tiếng về nó là Dwight David, thành viên gia đình Tin Lành hệ phái “The River Brethren” (Anh em trong Đấng Christ) và là tổng thống Hoa Kỳ thứ 34 từ năm 1953 đến 1961 – David Dwight Eisenhower.

2. PHÂN LOẠI VIỆC KIỂU PARETO:

Khi đứng đầu dự án mới, dù đó là lần đưa gia đình ăn tối một đêm hay xây khu chúng cư (衆居: ở thành nhóm – thường đọc là “chung cư”) cho ngàn hộ, NQT đều đối mặt với nhiều loạt vấn đề, vấp vào vạn việc. Gia đình cũng thế, vắng vợ dăm ngày là quý ông rơi vào thảm cảnh:

Vắng vợ vất vả vô vàn

Vấp vào vạn việc vội van vợ về

NQT muốn dành thời gian cho những việc quan trọng nhất nhưng vạn việc ụp tới, làm thế nào nhận ra việc nào cần giải đầu tiên, thứ hai,…Phân tích Pareto là kỹ thuật xác định những việc ưu tiên bằng cách (tất nhiên bắt đầu với sự cầu nguyện) để từ đống việc chọn ra 20% việc – nhưng từ số ít (20%) này tạo ra 80% kết quả. Thực tế cho thấy sự thiếu đối xứng thường xuất hiện giữa số việc và kết quả đạt được. Khi tăng năng suất, thường 80% năng suất có thể đạt được khi xong 20% nhiệm vụ; tương tự, 80% kết quả có thể do 20% hoạt động. Do năng suất là mục đích của quản lý thời gian nên những việc dính tới năng suất này phải được ưu tiên hơn. Vì vậy:

• PARETO 1:

Bắt đầu là chọn việc (nhiệm vụ) ưu tiên.

SẮP VIỆC ƯU TIÊN

• NQT tự lập bảng này
• NQT lập nhóm để cùng đưa ra và sắp xếp ưu tiên.
• Trong tổng nhiệm vụ đã giao từ trước cho một số người, NQT chọn những nhiệm vụ quan trọng nhất, yêu cầu người phụ trách ở đó chọn từ 1 đến 3 việc quan trọng. Mời bàn chung, cùng đưa ra và sắp xếp ưu tiên – có thể 3 việc của một ai đó sẽ được đưa trọn vào ưu tiên nhất (1; 2; 3) và một người khác sẽ không có việc nào được cuộc họp đưa vào danh sách việc ưu tiên.
• PARETO 2:

Tiếp theo là chú ý phương pháp (cách thức, kỹ thuật) để giải từng việc được ghi ra . Xác định rõ các bước hợp pháp, dễ dàng để làm xong từng việc đã ghi ra. Không dùng những cách phạm pháp, tiêu cực để làm cho xong việc, hơn nữa quen dùng cách giải phức tạp thì sẽ tốn thời gian.

Ở đây, cần quý trọng các sáng kiến, ý tưởng mới ở mức “các bước hợp pháp, hợp lý” – chưa đòi hỏi chi tiết hóa. Do vậy, việc đưa ra sáng kiến cho từng việc (trong danh sách ưu tiên) cần thông báo trước để mời người quan tâm (gồm người phụ trách công việc, chuyên gia, người có kinh nghiệm [có thể không thuộc nhóm có trách nhiệm với việc ưu tiên] về dự buổi chọn giải pháp (tác giả sáng kiến cho cùng tên việc sẽ cùng nhóm riêng, đặt mô tả các bước trong bì thư).

Sau khi có kết quả các bước giải cho từng việc là sự khích lệ phù hợp với điều kiện của tổ chức và hợp ý với tác giả (bao gồm ý kiến từ nhiều tác giả là họ chỉ muốn “giúp ích cho tổ chức nên không nhận sự khích lệ nào” hoặc “yêu cầu giữ kín tên của họ”). Cần chú ý quyền tác giả bên ngoài, khi dùng các ý tưởng, sáng kiến, sáng chế để giải quyết công việc bên trong tổ chức.

SÁNG KIẾN CHO VIỆC ƯU TIÊN

Chúa Giê-xu phán: ““Trong khi còn ban ngày, ta phải làm trọn những việc của Đấng đã sai ta đến; tối lại, thì không ai làm việc được.” – Giăng 9:4.

Để làm trọn việc mình, NQT không chỉ gắng sức mà còn dùng nhiều phương pháp để làm đúng và làm đủ những việc thuộc trách nhiệm của nhà quản trị, phân loại việc – sắp xếp việc theo ưu tiên là một trong những phương pháp cần thiết trong quản lý thời gian, để nhận ra và giải quyết những việc ưu tiên.

(còn nữa)

CÂU HỎI :

1. Chọn một hoặc vài dự án đang thực hiện và đưa ra:

• . 3 việc khẩn cấp và quan trọng,
• . 3 việc quan trọng, nhưng không khẩn cấp,
• . 3 việc không quan trọng, nhưng khẩn cấp,
• . 3 việc không quan trọng và không khẩn cấp.

2. Chọn một hoặc vài dự án đang thực hiện:

• Chọn 5 việc (nhiệm vụ) ưu tiên.

SẮP VIỆC ƯU TIÊN

• Đưa ra sáng kiến giải quyết 3 việc ưu tiên ở bảng trên:

SÁNG KIẾN CHO VIỆC ƯU TIÊN

Tác giả: Hoàng Ngọc Hùng