QUẢN LÝ THỜI GIAN

Câu chuyện quản trị lần lượt sẽ đi vào “quản trị bản thân”, “quản trị gia đình”, “quản trị công việc”, “quản trị sự kiện”,…nhưng do mọi sự đều diễn ra trong giới hạn thời gian nên “quản trị thời gian (QTTG)” được ưu tiên hơn. “¹⁶  Đức Chúa Trời đã tạo ra hai ngọn đèn lớn —  ngọn đèn có ánh sáng lớn hơn để cai quản ban ngày và ngọn đèn có ánh sáng nhỏ hơn để cai trị ban đêm. Ngài cũng làm các ngôi sao. ¹⁷  Đức Chúa Trời đặt các ngôi sao trong vòm trời để ban ánh sáng trên đất, ¹⁸  cai quản ngày và đêm, và tách ánh sáng khỏi bóng tối. Và Chúa thấy điều đó thật tốt.”– Sáng thế ký 1: 16-18 – Phiên bản quốc tế. Ban đầu, QTTG được dùng trong kinh doanh và sau đã mở rộng sang hoạt động cá nhân. Lập ra một hệ thống để QTTG là tập hợp của các quá trình, công cụ, kỹ thuật và phương pháp. QTTG cần cho mọi quá trình phát triển dự án vì nó xác định thời gian hoàn thành và các kì vọng.

***

Một số khái niệm liên quan:

• Quá trình (progress: 過程)chuyển động đến một trạng thái được cải thiện hoặc phát triển hơn , hoặc đến một vị trí chuyển tiếp; con đường đã đi qua (chỉ chung những việc đã trải qua, đã làm được tới nay).
• Qui trình (procedure: 規程) một tập hợp các hành động đã (được/bị) quy định để thực hiện một điều gì đó; khuôn khổ và thứ tự phải theo. Định nghĩa từ ISO 9000 thì QUÁ TRÌNH (process) là “tập hợp các hoạt động có quan hệ lẫn nhau hoặc tương tác để biến đổi đầu vào thành đầu ra”, QUY TRÌNH (procedure) là “những cách thức cụ thể để tiến hành một hoạt động hoặc một quá trình”.
• Tiến trình (tiếng Trung là 進程nhưng tiếng Anh vẫn là progress/quá trình): con đường dẫn tới trước, các bước thứ tự đi tới đích; diễn biến, chuyển biến, tiến hành của một công việc; tiến trình còn là chương trình (máy tính) đang hoạt động, đang xử lý.
• Hiệu quả(effective: 效果) có tác dụng, có hiệu lực; thành công; đạt mục tiêu – thường là nhiều, nhanh, tốt, rẽ)
• Hiệu suất(efficiency: 效率tránh lãng phí) hiệu lực, công hiệu.  Hiệu suất = (lượng lao động) ∕ (thời gian hoàn thành). Hiệu suất của một hệ thống là tỉ số giữa (năng lượng hữu ích) ∕ (tổng năng lượng nhận được). Ông ta bị sa thải vì hiệu suất/năng suất làm việc kém.
• Năng suất(productivity: 能率) năng suất lao động là tỉ lệ giữa đầu ra và đầu vào; nếu đầu ra của một việc là tổng giá trị sản phẩm hoặc tổng giá trị gia tăng thì đầu vào là giờ công lao động, lực lượng lao động và số lượng lao động đã làm việc đó).

Việc quản lý thời gian (QLTG) là tiến trình hoạch định  (gồm lựa các mục tiêu và chọn cách thực hiện các mục tiêu đó) và nghiêm túc kiên trì kiểm soát thời gian (chú ý: đây là kiểm soát thời gian và các yếu tố liên quan) bỏ ra cho từng việc (cử chỉ, động tác, hành vi, hoạt động) hoặc nhóm việc cụ thể.

QLTG là việc quản trị (hoạch định – tổ chức – chỉ đạo – tổng kết) cho từng  nhu cầu/việc/mục tiêu (cho sở thích cá nhân,  cho gia đình,  cho việc làm, cho giúp ích cộng đồng xã hội, cho nghiên cứu, cho cuộc sống nói chung) trong điều có hạn của thời gian cho từng việc cụ thể, từng nhu cầu cụ thể – để điều khiển các hoạt động trong từng việc theo thời gian cho phép dự trù, tránh rối thời gian (lãng phí thời gian hoặc thiếu thời gian).

QLTG để tăng tính hiệu quả (đạt đúng mục tiêu – thường là nhiều, nhanh, tốt, rẽ), hiệu suất (tránh lãng phí) hay năng suất (năng suất lao động là tỉ lệ giữa đầu ra và đầu vào; nếu đầu ra của một việc là tổng giá trị sản  phẩm hoặc tổng giá trị gia tăng thì đầu vào là giờ công lao động, lực lượng lao động và số lượng lao động đã làm việc đó).

QTTG để tối đa hóa tổng lợi ích của các hoạt động khác nhau trong điều kiện giữ đúng thời gian (thời lượng – bao lâu) đã dự kiến (có cả thời gian dự phòng).

***

QTTG vừa là sự quản trị chung vừa gắn với dự án cụ thể.

Nhà quản trị (NQT) cần phân biệt:

Việc QTTG đối với mọi dự án (bé, lớn, ngắn, dài) giữ các yêu cầu sau:

• Tạo ra một môi trường(với các mục tiêu SMART, các nội quy, các quy định, thiết bị, bầu không khí [nghiêm túc, dân chủ, sáng tạo], thưởng phạt,…) thuận lợi cho công việc đạt hiệu quả;
• Xác địnhcác ưu tiên (sắp xếp các đối tượng, các  hoạt động theo thứ tự quan trọng tương đối giữa chúng) cho từng mục tiêu, hoạt động và thực hiện các hoạt động xung quanh các ưu tiên.
• Xác định rõ, công khai về các hoạt động không ưu tiên và những việc để giảm thời gian tiêu tốn vào các hoạt động không ưu tiên.
• Xác định động lực (thưởng, phạt) để điều chỉnh hành vihướng theo hạn cuối về thời gian.

God ban cho chúng ta thời gian và không gian để thực hiện mọi sự và QTTG là một trong những nội dung quản trị đặc biệt để biết tận dụng thời gian của God một cách hiệu quả, tránh lãng phí. “Thế thì anh chị em hãy cẩn thận về cách sống của mình; đừng sống như kẻ dại dột, nhưng như người khôn ngoan. Hãy tận dụng thì giờ, vì thời buổi nầy thật đen tối” – Ê-phê-sô 5:16.

Ngoài các khái niệm, thuật ngữ, quy luật khái quát trên đây, còn những nội dung cụ thể hơn trong QTTG để giảm phí phạm thời gian khi quản trị; những vấn đề đó cũng cần ít nhiều thời gian để bàn thêm với quý ông bà, anh chị em ở các câu chuyện quản trị tiếp theo.

Hết lòng mong gặp lại.

CÂU HỎI:

1. Đức Chúa Trời đã tạo ra ngày và đêm vào ngày thứ mấy.
2. Cho ví dụ về quá trình và đặt câu có chữ “quá trình”
3. .. có chữ “quy trình”
4. .. có chữ “tiến trình”
5. .. có chữ “hiệu quả”
6. .. có chữ “hiệu suất”
7. .. có chữ “năng suất”
8. Rối thời gian là gì ? Cho ví dụ .
9. Nguồn nhận thức của nhà quản trị là những nguồn nào ? Cho ví dụ ?
10. Cho ví dụ về quản lý thời gian tổ chức cho cấp dưới suy nghĩ thực hiện một số hoạt động.

Tác giả: Hoàng Ngọc Hùng