Mục tiêu là những kết quả muốn đạt trong thời gian nhất định. Việc “định” khi hoạch định bắt đầu từ định các mục tiêu, định mức (đếm được/bao nhiêu) từng mục tiêu để đáp ứng kỳ vọng của các nhóm (trong và ngoài) liên quan đến tổ chức .
Từ tình hình thực tế, khả năng thực hiện của tổ chức, nhà quản trị cao nhất của tổ chức còn xuất phát từ thực trạng các bộ phận đang quản trị để xây dựng hệ mục tiêu của tổ chức – giúp nhà quản trị bộ phận lấy đó lập mục tiêu và hoạch định cho bộ phận mình.
***
- Khi lập các mục tiêu ngắn hạn (trong vòng 1 năm), cần giữ nguyên tắc SMART :
- (S: specific) – mục tiêu phải cụ thể về các vấn đề liên quan, không chung chung kiểu “làm vinh hiển god” – vì không rõ vinh hiển ngài ở lĩnh vực nào, hoạt động nào.
- (M: measurable) – mục tiêu phải đo được trên từng kết quả mong muốn, từ đó dễ lập kế hoạch, lập các chuẩn kiểm tra, không ghi mục tiêu “tăng chi phí văn phòng từ quý 3” vì không định lượng, định mức cho kết quả;
- (A: achievable) – mục tiêu phải có thể đạt. Mặt khác, không giới hạn mục tiêu vì nghĩ sức người không thể bởi còn những gì God muốn làm – “nếu các ngươi tin, mọi sự đều có thể” (Mác 9:23) và “Vả, God, bởi quyền lực cảm động trong chúng ta, có thể làm trổi hơn vô cùng mọi việc chúng ta cầu xin hoặc suy tưởng” (Ê-phê-sô 3:20);
- (R: relevant) – mục tiêu phải nhất quán. Cần giữ cho việc thực hiện mục tiêu này không cản việc thực hiện mục tiêu khác;
- (T: time) – mục tiêu phải chỉ rõ thời gian thực hiện.
- Về “thứ tự ưu tiên của mục tiêu”. Mỗi lúc thường có nhiều mục tiêu nhưng phải xác lập thứ tự ưu tiên (mỗi thời điểm nhất định, việc hoàn thành mục tiêu này quan trọng hơn việc hoàn thành mục tiêu khác) – như các mục tiêu về sự tồn tại của tổ chức là luôn ưu tiên để thực hiện những mục tiêu khác; với cá nhân, giữ mạng sống, giữ sức khỏe thường là ưu để thực hiện những mục tiêu khác. Nhà quản trị luôn đối mặt với các mục tiêu khác nhau, phải xác định thứ tự ưu tiên để phân bổ nguồn lực hợp lý, đây là việc vừa khó vừa phụ thuộc vào quan điểm cá nhân trong từng hoàn cảnh cụ thể.
- Tìm chọn biện pháp: biện pháp là các hoạt động cụ thể được dự kiến để chiếm mục tiêu. Nếu mục tiêu là tăng sản phẩm thì phải đưa ra biện pháp cải tiến công nghệ, huấn luyện nhân viên, đổi phương pháp quản trị, cải thiện điều kiện làm việc, đổi chế độ khen thưởng… và tính sao để các biện pháp này có hiệu quả nhất (nhiều, nhanh, tốt, rẻ). Các biện pháp là yếu tố quyết định sự thành bại trong việc thực hiện các mục tiêu.
- Các nguồn lực thường ít nhưng ước muốn của tổ chức luôn nhiều nên phải phân bổ các nguồn lực sao cho việc thực hiện mục tiêu đạt hiệu quả cao nhất. Tổ chức nói chung và từng nhà quản trị nói riêng, cần lập dự toán các nguồn lực cho từng kế hoạch quan trọng theo nhiều cách khác nhau; tập trung các nguồn lực vào một số ít mục tiêu thay vì dàn trải cho nhiều mục tiêu. Cần lưu ý các nguồn lực (cần chi ra) cũng là hạn chế đối với các biện pháp, phải định loại và định lượng nguồn lực cần thiết, các nguồn lực tiềm ẩn và cách phân bổ các nguồn lực đó và cả việc lập dự toán ngân sách. Trong một số trường hợp nhà quản trị có thể đích thân thực hiện các bước cần thiết để huy động các nguồn lực cho những biện pháp dự kiến để đạt được những mục tiêu.
Thông thường, nhà quản trị phải thực hiện kế hoạch thông qua người khác, đốc thúc họ tiếp nhận và giúp đỡ họ thực hiện kế hoạch đó. Trong trường hợp này, quyền lực, thuyết phục và các chính sách là những phương tiện của nhà quản trị để thực hiện kế hoạch. Trong các thành phần của việc hoạch định (HĐ), nhà quản trị chú ý những câu hỏi trong mục tiêu, biện pháp, nguồn lực và cả khi thực hiện:
Nhà quản trị không chỉ tự đáp mà còn thông qua người khác, những nhà quản trị trong tổ chức, cùng trả lời và kiên trì giải quyết từng câu hỏi đó tới cùng để thấy “Đức Chúa Trời làm trổi hơn vô cùng những gì chúng tôi cầu xin hoặc suy tưởng ” (Ê-phê-sô 3:20).
Sau khi đọc và suy gẫm về 28 NAN ĐỀ TRONG CÔNG VIỆC QUẢN TRỊ, mời quý độc giả:
- Khẳng định họ tên (và chữ lót) của quý vị là phiên âm từ tiếng Trung hay thuộc về từ thuần Việt ?.
- Nếu tên gốc tiếng Trung, xin xác định nghĩa của từng từ, từ ghép là gì ?
- Chia sẻ hiểu biết khái quát của quý vị về 4 mục tiêu quản trị (ỔN – THÍCH – TĂNG – PHÁT) ?
- Chia sẻ hiểu biết khái quát về 3 điều kiện (DANH – TÀI – ĐỨC) để đạt được 4 mục tiêu quản trị trên đây (câu 2).
- Chia sẻ hiểu biết khái quát về 4 nội dung quản trị (HOẠCH – TỔ – CHỈ – TỔNG) ?
- Chia sẻ hiểu biết khái quát về 3 điều kiện (QUYẾT – ĐIỀU – THÔNG) để thực hiện 4 nội dung quản trị (câu 4)
- Chia sẻ hiểu biết khái quát về các động lực quản trị (KỈ – BỈ – THẾ – THỜI) ?
- Chia sẻ hiểu biết khái quát về 3 điều kiện (QUYẾT – ĐIỀU – THÔNG) để có đủ (hoặc tạm đủ) 4 động lực quản trị trên đây (câu 6)
- Chia sẻ hiểu biết khái quát về các giá trị quản trị (CHÂN – THIỆN – MỸ – LỢI) ?
- Chia sẻ hiểu biết khái quát về 3 điều kiện (QUYẾT – ĐIỀU – THÔNG) để tạo được 4 giá trị quản trị trên đây (câu 8)
- Chọn những chữ nói về “động lực”, “giá trị” trong bài dưới đây:
Em là con gái Bến Tre,
Nào dám tính thiệt so kè làm chi.
Yêu em anh phải nhớ ghi,
Kính Chúa yêu nước mới bì trượng phu.
Câu trả lời xin gửi về chuyên mục qua Email: cauchuyenquantri@gmail.com
Tác giả: Hoàng Ngọc Hùng
