28 NAN ĐỀ TRONG CÔNG VIỆC QUẢN TRỊ

Tài liệu về quản trị (QT), quản lý (QL), lãnh đạo (LĐ) ở Việt Nam vẫn dùng nhiều từ gốc Trung Quốc.

                   Từ “quản trị” vẫn dịch bằng các từ khác nhau dù có nghĩa tương tự; giữa QT và QL cũng có những điều chú ý.

     Quản (𩸘: cai quản), 該 cai: bao quát. QT, QL, quản ca, quản trò, quản tượng, quản gia, quản đốc, quản nhiệm,…đều phải “cai/quản”. Mục đích QT chia ra nhiều mục tiêu (sứ mệnh, tầm nhìn, kế hoạch, chương trình, ngắn hạn, dài hạn,..). Mục tiêu từ cấp trên (có chỉ tiêu, định mức) cũng là mệnh lệnh và là mục đích đối với cấp dưới.

     QT cần tác động lãnh đạo theo chu kỳ (thời gian giữa hai lần lặp lại liên tiếp của một sự việc, thời gian để kết thúc một vòng QT – gồm: hoạch định → tổ chức [bộ máy, nhân sự, công việc] để lãnh đạo qua người khác → kiểm tra/tổng kết) để gây ảnh hưởng, dẫn dắt hành vi phối hợp các cá nhân, các tổ chức  hướng tới  mục tiêu.

     Sau khi có lệnh (mục đích), nhà QT theo tiến trình 4 bước để “quản” hệ thống với 28 nan đề (*) không tránh được sau đây:

4 NAN ĐỀ VỀ MỤC TIÊU:

1. ỔN: ổn định 稳定 yên định, bền vững, Đưa hệ thống (và bản thân) vào ổn định.
2. THÍCH: thích nghi 適宜: ứng xử phù hợp với nhau, với nội bộ, với bên ngoài.
3. TĂNG: tăng trưởng 增長 tăng số lượng, quy mô, điều kiện, thành tích.
4. PHÁT: phát triển 發展: tiến bộ hơn về phẩm chất (chất lượng).

3 ĐIỀU KIỆN CHO MỤC TIÊU:

• DANH: danh vị 名位 nhà QT cần danh vị (tiếng tăm, ngôi thứ xã hội, cộng đồng – nhất là khi về đơn vị mới). Chức vu do cấp trên cử, cấp dưới bầu (hoặc cả hai: dưới bầu và sau đó trên ra quyết định cử).
• TÀI: tài năng 才能 năng lực, khả năng, kinh nghiệm, thành tích liên quan sứ mệnh sắp nhận. Sự giỏi giang sẽ tạo tin cậy về thành công với những việc được giao.
• ĐỨC: đức hạnh 德行 nết tốt bền vững – cần thời gian lâu dài để thử thách, thể hiện.

4 NỘI DUNG (VIỆC) ĐỂ  “QUẢN”   (4 BƯỚC CỦA MỖI CHU KỲ QT)

1. HOẠCH: hoạch định 划定 bàn tính, định liệu theo mục đích/mục tiêu/ lệnh để lập kế hoạch /chương trình hành động.
2. TỔ: tổ chức (động từ) 組織 với 3 việc:

3. CHỈ: chỉ đạo 指導 quan sát, hướng dẫn như huấn luyện viên hướng dẫn cầu thủ thi đấu, nếu việc lãnh đạo là hứa hẹn thì việc chỉ đạo là hướng dẫn điều chỉnh kịp thời.
4. TỔNG:tổng kết 總結 đo lường, so sánh, nhận xét, uốn nắn, thưởng phạt, rút kinh nghiệm [KN], phổ biến KN [lệnh], chuẩn bị cho chu kỳ tiếp theo,…

3 ĐIỀU KIỆN CHO HÀNH ĐỘNG:

1. QUYẾT: quyết định 決定 định đoạt – chuẩn bị ra quyết định (QĐ), biết công bố QĐ bằng sự kiện phù hợp, biết giữ hiệu lực và hiệu quả của mỗi QĐ đã ban hành.
2. ĐIỀU: điều khiển 調遣 điều hành, điều phối, điều động, điều chỉnh.
3. THÔNG: thông suốt 暢通 thu thập, chọn, lưu trữ, xử lý, truyền đạt (thông suốt) mọi thông tin (informations) QT.

4 KHỐI TRI THỨC QUẢN TRỊ:

1. TRI KỈ 知己: biết ưu khuyết ở mình, tỉa gọt, tu (修 sửa chữa, học tập) suốt đời.
2. TRI BỈ 知彼: biết cách hiểu đối phương, nhường nhịn, chia sẻ lợi ích, giúp, hy sinh
3. TRI THẾ 知世: biết về vũ trụ, có vũ trụ quan, nhân sinh quan, thế gian, có kỹ năng giao tiếp xã hội.
4. TRI THỜI 知时: biết dùng thời gian, thời điểm (lúc), khoảng thời gian thích hợp – để ứng xử phù hợp mục đích, mục tiêu.

3 ĐIỀU KIỆN CỦA BẢN LĨNH:

1. BIẾN 變 : thay đổi, xác định “sự biến/ sự bất biến” để dự đoán sự thay đổi, chấp nhận, hợp tác và điều khiển sự thay đổi.
2. ĐÌNH 停: dừng – đủ thông tin phán đoán điểm dừng, dám dừng. Dừng cuối bước 4 [tổng kết] không “hoạch định” cho chu kỳ tiếp theo. Dừng do tác động ngoài (dịch bệnh, thời tiết,…) hoặc do nội bộ – dù chu kỳ QT chưa kết. Biết chọn dừng hợp cách.
3. TÚC 足: đủ – biết đủ với kết quả tối thiểu, kết quả từng mặt, vui chia sẻ lợi ích. Không bảo đủ vì sợ đương đầu, tự mãn khi đạt mục tiêu, không dám nâng định mức (adversity quotient: chỉ số vượt khó).

              “Nhà quản lý đã làm được gì ? sẽ để lại gì cho God, cho người, cho mình.

4 GIÁ TRỊ – BỔN PHẬN:

Tạo được sản phẩm QT (vật thể, phi vật thể) thuộc về “chân, thiện, mỹ, lợi”:

1. CHÂN 真: thật, đúng, chân lý, dư luận (trong, ngoài, trên hệ thống), quen lượng giá, tạo (giữ, chia sẻ) điều đúng. Cân nhắc giữa “ý số đông”, “điều đúng”.
2. THIỆN 善 không chỉ là trái với ác mà còn là khéo léo, tài tình, tươi vui. QT không chỉ tạo kết quả đúng mà còn trao sự tươi vui an lạc. Nhà QT cần khích lệ hành vi quý yêu tạo vật, tôn trọng con người và kiên trì nêu gương về các việc ấy.
3. MỸ 美 đẹp, tốt, hay, ngon; cái đẹp bền vững, đơn giản, hài hòa, vui tươi, tự nhiên, độc đáo, sáng tạo; tránh sự cầu kì, rắc rối.
4. LỢI 利: có ích cho – trong nhóm mục tiêu QT ở từng dự án cần có riêng mục tiêu lợi ích do nhà QT tạo nên và chia sẻ.

3 ĐIỀU KIỆN CỦA GIÁ TRỊ:

1. GIỮ ĐẠO: 道 đạo, chân lí, đường lối, phương pháp, cách – ai cũng phải theo; lý 理 có thiên lý, nhân lý (pháp luật, tập quán), tâm lý (cá nhân). Điều nên làm là đạo 道, cái lẽ phải làm là lí 理), đạo lí 道理.
2. GIỮ PHÁP: 灋 (pháp) như chữ 法 là phép tắc, khuôn phép, khuôn mẫu, luật, hình luật, lệnh luật, chế độ (sự tiết độ). Giữ đúng phép tắc, tuân thủ luật pháp.
3. GIỮ CÔNG: 公 trọng công luận 公論, công chúng 公众, công bình 公平, công tâm 公心, công minh 公明 – chuẩn mực QT nhất là ở bước 4 (tổng kết – thưởng phạt)

Đề 題 không chỉ là “đưa ra hỏi” mà còn là “sự việc cần thảo luận”. 28 nan đề 難題 QT là 28 vấn đề 問題 vừa khó vừa tồn tại tất yếu, không né được, ở mọi hệ thống QT.

Mỗi nan đề là một hệ thống sự vật, sự việc đan xen như ma trận – ví dụ:

Tài năng, mục đích của quản (𩸘) là tốn ít điều kiện (nhân lực, vật lực, thời gian) vẫn tạo ra hiệu quả lớn. Ở đây, quản trị cũng là “kinh tế” 經濟 với mục đích kinh bang tế thế 經邦濟世 trị nước giúp đời dùng “cai trị, quản trị, quản lý, lãnh đạo” để thay Trời hành đạo (thế thiên hành đạo) 替天行道..

Sách Cô-lô-se 3:23 thánh kinh viết: “Làm việc gì hãy hết lòng mà làm, như làm cho Trời, chứ không như làm cho người”; vì vậy, khi QT thật sự, thay trời hành đạo, nhà QT sẽ không bao giờ hài lòng – không chỉ vì biết mình chưa làm đủ số việc cần làm mà còn vì hiểu chất lượng những sản phẩm từ việc QT của mình vẫn có thể (và cần phải) nâng lên (như chữ “tăng” và “phát” trong 28 nan đề QT).

Bài viết này cũng vậy, mỗi chữ, mỗi nan đề ở đây cần tiếp tục giải trình rộng hơn, minh họa sâu hơn để giúp ích thiết thực hơn cho từng vị thế QT cụ thể.

Sau khi đọc và suy gẫm về 4 THÀNH PHẦN CHÚ Ý KHI HOẠCH ĐỊNH NGẮN HẠN, mời quý độc giả trả lời các câu sau:

1. Phân tích câu Ê-phê-sô 3:20 (Vả, God, bởi quyền lực cảm động trong chúng ta, có thể làm trổi hơn vô cùng mọi việc chúng ta cầu xin hoặc suy tưởng) và tìm một câu trong Truyện Kiều để minh họa câu Ê-phê-sô 3:20
2. Vì sao ta không hoàn toàn chấp nhận khi nghe ai đó nói về mục tiêu của họ là “làm vinh hiển God” ?
3. Vì sao phải xác định thứ tự ưu tiên ? Cho ví dụ về việc xác định thứ tự ưu tiên.
4. Những biểu hiện thành công sau khi áp dụng một biện pháp nào đó là gì ?. Cho ví dụ.
5. Tại sao phải lập dự toán dùng các nguồn lực cho từng kế hoạch
6. Nói “Cần tập trung các nguồn lực vào một số ít mục tiêu thay vì dàn trải cho nhiều mục tiêu” có nên hiểu là “còn những mục tiêu không cần dùng nguồn lực nào cũng vẫn đạt”. Cho ví dụ minh họa.
7. Cho ví dụ minh họa “Trong một số trường hợp nhà quản trị có thể đích thân thực hiện các bước cần thiết để huy động các nguồn lực cho những biện pháp dự kiến”.
8. Do nhà quản trị phải thực hiện kế hoạch thông qua người khác, đốc thúc họ tiếp nhận và giúp đỡ họ thực hiện kế hoạch đó, do vậy phải dùng những phương tiện quản trị như quyền lực, thuyết phục và các chính sách. Hãy cho các ví dụ cụ thể về phương tiện quyền lực, phương tiện thuyết phục, phương tiện chính sách.
9. Chọn những chữ để “thuyết phục người yêu” trong bài sau:

Em là con gái Bến Tre,

Nào dám tính thiệt so kè làm chi.

Yêu em anh phải nhớ ghi,

Kính Chúa yêu nước mới bì trượng phu.

Sau khi trả lời câu hỏi xin gửi về Email: cauchuyenquantri@gmail.com

Tác giả: Hoàng Ngọc Hùng